Typy obchodních dopisů
Když se poprvé setkáte s obchodní korespondencí, můžete mít dojem, že je to příliš složitý systém. Ve skutečnosti různé typy obchodních dopisů ekologicky odpovídají potřebám jednotlivce ve spolupráci.
Dopis o obchodní spolupráci
První můstek mezi možnými budoucími partnery se zpravidla stává obchodním dopisem spolupráce. Zástupci obou společností se již mohou setkat a pořádat předběžná jednání, ale oficiálním kontaktem bude dopis spolupráce.
Důležité body pro tento dokument:
- odvolání k určité osobě;
- Zmínka o setkání nebo zdroji informací o této společnosti;
- shrnutí předmětu;
- tabulky, ceny a další další informace je lepší odeslat do aplikace.
Obchodní dopis
Pokud bude úspěšný, bude dalším krokem dopis obchodní schůzky. Tento typ obchodního dopisu může snížit počet přechodných fází jednání a ovlivnit úspěch nadcházející schůzky. Zúčastněná strana by měla tuto událost promyslet do nejmenších detailů:
- předpisy;
- agenda;
- jasně formulovat otázky pro diskusi;
- načrtněte kruh sekundárních otázek, které mohou vzniknout v procesu;
- připravit informační aplikace, s nimiž je žádoucí, aby se druhá strana seznámila před schůzí.
Takový obezřetný obchodní dopis pomůže vyhnout se nedorozuměním, nedorozuměním a dalším nepříjemným okamžikům, které mohou ovlivnit výsledek jednání. Podle výsledků jednání se připravuje další obchodní dopis o setkání - ale již ve formě zprávy o dosažených výsledcích. Slouží ke stejnému účelu: zajistit, aby partneři správně interpretovali dosažené dohody. Druhá strana je vyzvána k potvrzení zápisu ze schůze nebo ke změně - obvykle do jednoho dne.
Jiné druhy obchodní korespondence
Když jsou již vztahy vytvořeny, nejčastěji se používají takové typy obchodních dopisů jako obchodní dopis a následně odpověď na dopisy. V případě jakýchkoli změn v dohodách nebo v případě, že jsou potřebné další informace, jedna společnost zašle další požadavek.
K zachování stávajících obchodních vztahů nebo k založení nových obchodních vztahů jsou poskytovány takové typy obchodních dopisů jako obchodní pozvánka a obchodní dopis. Společnost může uspořádat konferenci, výstavu, seminář atd. A pozvat současného a potenciálního partnera v osobě vedení nebo v celém týmu. Bude levnější odeslat prodejní dopis, ale návratnost je mnohem nižší.
Obchodní etiketa zahrnuje dopis vděčnosti v reakci na žádost protistrany nebo pro jinou spolupráci.
Některé typy obchodní korespondence mohou být obtížnější psát. Toto je:
- obchodní dopis o zamítnutí;
- obchodní dopis se omlouvám;
- obchodní dopis reklamace;
- žádost o obchodní dopis.
V těchto dokumentech je obzvláště důležité zachovat dobrotivý a úctivý tón. Co se týče požadavku na dopis, pak se podle pravidel obchodní etiky použije formulační formulace i v těch případech, kdy by v životě existovala poptávka.
Co hledat v obchodní korespondenci:
- důležitým bodem každého obchodního dopisu je odvolání k určité osobě se správným hláskováním jména, funkce a jména společnosti;
- bez ohledu na to, zda píšete e-business dopis nebo papír - měl by být na hlavičce společnosti se všemi detaily;
- etika, správnost a respekt jsou jediným přijatelným tónem pro obchodní dopisy.
- dopis by měl být uchováván v suchém, obchodním stylu - je lepší se vyhnout emocionálním změnám z obyčejné řeči.
Obchodní dopis, který je napsán s těmito nuancemi, bude mít co nejlepší představu o odesílateli. A v obchodním světě to pomůže otevřít pravé dveře.