Všichni děláme chyby a někdy jsme nuceni ospravedlnit se ostatním za zkažené vztahy. Takže omluvný dopis je jedním ze složitějších typů dopisů. V takovém dopise se autor často dotýká své výtky (a někdy se nechce omluvit, ale v obchodní korespondenci se stává, že musíte také požádat o odpuštění za své vlastní chyby).
Omlouvám se za nutné. Koneckonců, schopnost přiznat své špatné, vlastní chyby a připravenost opravit je ve stejnou chvíli je důležitým prvkem obrazu každé organizace. Písemná omluva nesou hlavní účel jako ospravedlnění, při současném zachování tváře společnosti a obnovení poškozeného vztahu. Kromě toho je důležité dále omezit potenciální konfliktní událost a současně minimalizovat negativní důsledky této chyby. Ospravedlňující dopisy musí být zaslány v následujících případech:
Písemné omluvy mají strukturu, která neodvozuje žádné zvláštní rozdíly od struktury běžného obchodního dopisu, ale téma bude nejlepší volbou, pokud uděláte dopis neutrální, aniž byste se soustředili na skutečnost, že tento dopis je omluva. Nechte tento dopis podepsat vrchním vedoucím společnosti. Je třeba vytvořit dojem, že manažer si je vědom významu chybně vytvořeného problému a s největší politováním toho, co se stalo, je připraven požádat o odpuštění od poškozeného. Text omluvy ovlivňuje obnovení profesionální pověsti vaší společnosti nebo úředníka.
V závislosti na formuláři je text rozdělen na: úvodní část, hlavní a závěr. Omlouváme se pouze v úvodní části dopisu. Druhý odstavec je hlavní částí. Je třeba vysvětlit příčinu incidentu. Vyhněte se frázím "malý problém", malé zpoždění "atd. Třetí odstavec je výrazem zklamání, lituje. Závěr by měl vyjádřit naději, že se takový případ bude opakovat více.
Nezapomeňte, že pokud uděláte všechno správně, pak namísto nespokojeného zaměstnance jiné společnosti nebo klienta získáte několik stálých.